小さな会社にも守るべき情報がある
「うちのような小さな会社には、盗まれる情報などない」
そう考えていませんか？
製造業には、取引先から預かった図面や仕様書、見積金額、加工条件、従業員の個人情報など、外部に漏らしてはいけない情報があります。
また、情報が盗まれなくても、パソコンやデータが使えなくなれば、見積り、製造、出荷、請求といった日常業務が止まってしまいます。
情報セキュリティは、パソコンだけの問題ではありません。取引先からの信用と、事業を継続する力に関わる経営課題です。
管理を任せきりにする危険
社員30名以下の製造業では、パソコンを専門に管理する担当者がいないことも珍しくありません。
詳しい社員や外部業者に任せたまま、経営者が社内の状況を把握していない場合もあります。
古いパソコンが残っている、同じパスワードを使い回している、退職者の利用者登録が残っている、バックアップを確認していない。こうした小さな見落としが、思わぬ被害につながります。
これまで何も起きなかったことは、これからも安全であることを意味しません。
会社を守る6つの基本
高額なシステムを導入する前に、まずは次の6点を確認してみましょう。
- パソコンやソフトを最新の状態にする
- ウイルス対策ソフトを適切に使用する
- 長く推測されにくいパスワードを使う
- 図面や顧客情報を見られる人を限定する
- 重要なデータのバックアップを取る
- 不審なメールや新しい詐欺の手口を知る
特にバックアップは、保存しているだけでは十分ではありません。
バックアップ用の機器を常にパソコンにつないでいると、パソコンと一緒にデータが使えなくなることがあります。重要なデータは複数の場所に保存し、実際に元へ戻せるかも確認しておきましょう。
小さな見直しが被害を防ぐ
例えば、従業員18名の金属加工会社を想定してみます。
社内のパソコンを確認したところ、更新が止まった古い機器や、退職者の利用者登録が残っていました。加工データは保存していましたが、バックアップ用の機器は常につないだままでした。
そこで、社内のパソコンと利用者を一覧にし、不要な登録を削除。重要なデータは、普段はパソコンから外した機器にも保存することにしました。
大きな投資をしなくても、現状を確認し、管理方法を決めるだけで、事故の可能性や被害の大きさを減らすことができます。
情報を守ることは信用を守ること
小さな会社に必要なのは、大企業と同じ設備や専門部署ではありません。
大切なのは、自社が保有する情報を把握し、誰が、どこで、どのように管理するかを決めることです。また、万一のときに誰へ連絡するかも、あらかじめ整理しておく必要があります。
情報を守ることは、取引先から預かった信用を守ることです。そして、トラブルが起きても事業を続けられる会社づくりにつながります。
まずは社内のパソコン、パスワード、共有設定、バックアップの状態を確認するところから始めてみませんか？
