突然届く取引先からの確認依頼
ある日、主要な取引先から「情報セキュリティに関する確認票」が届いたら、すぐに回答できるでしょうか。
「パソコンは適切に管理されていますか」
「重要なデータのバックアップを取っていますか」
「退職者が社内データを閲覧できないようにしていますか」
このような質問を前にして、社内の状況が分からず、回答に困る会社も少なくありません。
取引先から確認されているのは、高価なシステムを導入しているかどうかではありません。預けた情報を、会社として適切に管理できているかという点です。
図面や仕様書は取引先からの預かりもの
製造業では、取引先から図面、仕様書、見積情報、試作品に関する資料などを受け取ります。
これらの情報が外部に漏れれば、自社だけの問題では済みません。取引先にも迷惑をかけ、長年築いてきた信頼関係を失う可能性があります。
また、自社のパソコンが不正利用され、取引先への攻撃に使われることも考えられます。
品質、価格、納期を守ることと同じように、預かった情報を守ることも、取引を続けるための大切な責任です。
自社の管理状況を見える化する
取引先から質問されて慌てないためには、まず自社の状況を整理しておく必要があります。
確認したいのは、次のような項目です。
- 社内にどのようなパソコンや機器があるか
- 図面や顧客情報をどこに保存しているか
- 誰が重要な情報を閲覧できるか
- 退職者や異動者の利用者登録が残っていないか
- 重要なデータをどこにバックアップしているか
- トラブルが起きたとき、誰に連絡するか
社員30名以下の会社であれば、最初から細かな管理台帳を作る必要はありません。
まずは表計算ソフトなどを使って、パソコンの利用者、保存している情報、管理担当者を一覧にするだけでも、自社の状態が見えやすくなります。
説明できる会社が信頼される
例えば、従業員22名の精密部品加工会社を想定してみましょう。
主要取引先から確認票が届き、社内を調べたところ、退職した社員の利用者登録が残っていました。また、製造図面を保存した共有フォルダは、ほぼ全社員が閲覧できる状態でした。
そこで、利用者登録を整理し、図面を閲覧できる社員を業務上必要な人に限定しました。さらに、社内のパソコンと重要データの保存場所を一覧にまとめました。
すべての対策を一度に完成させたわけではありません。しかし取引先に対して、現在の管理状況と今後の改善内容を具体的に説明できるようになりました。
「何も問題ありません」と答えるよりも、自社の状況を把握し、改善を続けていることを示す方が、取引先の安心につながります。
情報管理を取引継続の強みにする
小さな会社に、大企業と同じ設備や専門部署が求められているわけではありません。
大切なのは、自社がどのような情報を持ち、誰が管理し、どのように守っているかを経営者が把握していることです。
取引先から確認されてから対策を始めるのではなく、日頃から管理状況を整理しておけば、質問にも落ち着いて答えられます。
情報セキュリティへの取り組みは、単なる事故防止ではありません。取引先に安心して仕事を任せてもらうための、信頼づくりの一つです。
まずは、社内のパソコン、利用者、重要な情報の保存場所を確認し、自社の管理状況を説明できる状態にすることから始めてみませんか。
